W zgodzie z literą prawa

26 czerwca 2025

Biblioteka to przede wszystkim książki, ale jako instytucja publiczna musi sprostać współczesnym wymogom prawnym. Nie bez znaczenia jest tu również prawidłowy obiekt dokumentów

Jako Powiatowy Instytut Kultury i działająca w nim Powiatowa Biblioteka Publiczna sprawujemy nadzór merytoryczny nad bibliotekami w gminach Powiat Radomski. W ramach naszej działalności statutowej zorganizowaliśmy szkolenie dotyczące dokumentacji w bibliotekach oraz selekcji księgozbiorów.

– Spotykamy się na kolejnym szkoleniu. Tym razem porozmawiamy o przepisach prawnych i dokumentacji oraz dowiemy się dlaczego selekcja księgozbiorów jest tak bardzo istotna w statutowej działalności biblioteki – mówiła Teresa Niewczas z Powiatowego Instytutu Kultury/Powiatowej Biblioteki Publicznej. Szkolenie przeprowadziła Beata Misiurek oraz Filip Świtaj z Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy Biblioteki Głównej Województwa Mazowieckiego.

Jak mówiła Beata Misiurek, najważniejszy dokument, który znajduje się w każdej bibliotece, to akt powołania placówki. Również bardzo istotna jest księga inwentarzowa. W każdej bibliotece, jak w każdej instytucji, powstaje mnóstwo dokumentów. Należy je odpowiednio przechowywać, bo biblioteka jako instytucja publiczna działa w określonych ramach prawnych, które umocowane są w ustawach i zarządzeniach.

Wiele bibliotek gromadzi także dokumenty życia codziennego z danej gminy jak plakaty, pocztówki, czy zdjęcia. – Przechowywanie takich dokumentów jest bardzo istotne gdyż są świadectwem życia społecznego i kulturalnego w gminie – mówiła Beata Misiurek. Jak mówiła dalej, dokumentacja powinna być przechowywana w specjalnych teczkach bezkwasowych, najlepiej bez dostępu do światła słonecznego, w ściśle określonej temperaturze i wilgotności. Tak zabezpieczone archiwum przetrwa dziesiątki lat. Niezbędna jest również odpowiednia, opracowana dla każdej biblioteki instrukcja kancelaryjna. Ta z kolei musi zostać zatwierdzona przez właściwe archiwum państwowe. Proces ten jest czasochłonny i trwa kilka a nawet kilkanaście miesięcy.

Kolejnym zagadnieniem, które było omówione podczas szkolenia, to selekcja księgozbioru.

– Przede wszystkim nie bójmy się selekcji. Selekcja ma zapewnić jak najlepsze warunki do prowadzenia podstawowej działalności biblioteki -mówił Filip Świtaj. Wiadomo, że żadna biblioteka nie jest z gumy, Aby pomieścić nowe księgozbiory, to część książek, które nie są już czytane, bądź są zniszczone należy zdjąć ze ze stanu.

– Pamiętajmy o tym, że książki, po które nikt już nie sięga, bądź zostały zniszczone, to musimy je usunąć. Zarówno w dokumentacji, ale również i fizycznie – podsumował szkolenie Filip Świtaj.